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企業(yè)合同管理的四個步驟

來自創(chuàng)業(yè)知識 內(nèi)容團隊
2025-05-09 17:51:08

每個企業(yè)都會有很多合同,大的有投融資合同、收購并購合同、框架合作合同等,小的有日常業(yè)務合同、勞動合同

每個企業(yè)都會有很多合同,大的有投融資合同、收購并購合同、框架合作合同等,小的有日常業(yè)務合同、勞動合同、租房合同、辦公用品購買合同、租賃合同等。合同管理制度的完善能夠促進企業(yè)的經(jīng)濟效益、防止訴訟發(fā)生,發(fā)揮著不可替代的作用。

然而,很多企業(yè)對合同的管理往往不夠重視。我們經(jīng)常會看到企業(yè)領導者們往往只關注合同管理的其中一部分,比如有些只重視簽合同的過程,履行時卻忘記依據(jù)合同條款進行就扔在一邊;有些重視合同簽署前的談判,至于合同文本上是否表達了談好的要點卻被忽略;還有一些企業(yè)認為合同履行完了就沒有用了,不進行歸檔管理;甚至有的企業(yè)不簽署合同,認為都是熟人,有口頭約定就好了。正是因為這些企業(yè)沒有對合同管理加以足夠的重視,或者雖然重視了但沒有細致到每一個環(huán)節(jié),導致合同不但沒有給企業(yè)創(chuàng)造利潤,反而增加了企業(yè)的糾紛,甚至產(chǎn)生訴訟。

所以,筆者建議企業(yè)要全方面的對合同進行管理,發(fā)揮合同給企業(yè)帶來利潤、促進企業(yè)合規(guī)、反映企業(yè)動向的各種作用。今天本文就分四步談一下企業(yè)合同管理。

一、合同簽署前

1、確定簽署合同的目的

簽署每一個合同都有它的目的,在簽署合同之前必須明確這個目的是什么,圍繞這個目的才能集合企業(yè)各個部門的力量來對這份合同做準備工作。

2、審查合同對方主體資信

現(xiàn)代社會是陌生人的社會,企業(yè)往往因為不了解交易對象的具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前,要對對方的資信進行調(diào)查。

(1)請對方自行提供自身基本情況,如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等企業(yè)證照。

(2)必要的話,要求對方到工商局、稅務局、銀行等開具其企業(yè)的最新檔案信息。

(3)核查對方是否具有將要合作業(yè)務的資質(zhì)或許可。例如要委托對方進行建設施工,則要核查是否具有相關施工資質(zhì);要加盟對方的連鎖項目,則要核查是否具有特許經(jīng)營資質(zhì)。

(4)調(diào)查對方是否涉及訴訟或者投訴、行政處罰等。

(5)在簽署重大合同時,企業(yè)應聘請獨立財務、法律服務團隊進行專業(yè)的盡職調(diào)查,如果調(diào)查結(jié)果不理想則應取消合同的簽署計劃。企業(yè)切勿不可因前期資信調(diào)查費時費力或聘請專業(yè)服務團隊費用高而不進行該項工作。如果調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)交易對象確有資信瑕疵,做了資質(zhì)調(diào)查對企業(yè)而言只是耗費了相應成本,沒做調(diào)查簽署了合同損失可就遠遠不止如此了。

二、合同簽署時

1、相關負責人分工

(1)確定談判負責人。進入合同簽署的階段就需要確認與對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業(yè)的業(yè)務人員,但涉及較大合同,則需由企業(yè)業(yè)務人員、法務人員、相關技術人員等會同參加談判。

(2)確定文本內(nèi)容審核負責人。文本內(nèi)容的全面審核工作一般會交給法務部門,筆者認為這是一個不太合適的方式。法務故名思議是側(cè)重審核法律條款的,而且法務人員往往沒有參與合同簽署的全過程,審查內(nèi)容時難免會有遺漏或者偏頗。合同是整個項目談判的呈現(xiàn)載體,也是日后履行中的依據(jù),所以應由全程跟進項目的業(yè)務人員與法務人員共同負責合同內(nèi)容的全面審查。

(3)須指定一人跟進合同簽署、執(zhí)行的全部流程。本文將合同的簽署分為

四步,這四步中的前三步是前后連貫、相互銜接的,如果中間被隔斷將造成合同文本內(nèi)容與談判內(nèi)容不符,或合同履行與合同文本約定內(nèi)容不符的情況。故,應指定一人全程負責合同的整個簽署、執(zhí)行過程。

2、合同文本的審查

每一類型的合同有著不同的審核要點,例如買賣合同重點審查對標的物的

質(zhì)量約定、價款約定、數(shù)量約定等;運輸合同重點審查運輸方式的約定、運費核算的約定、運輸風險的約定等。本文從一般合同的通用條款審查要點進行簡單的梳理:

(1)雙方主體信息。合同首部應列明簽署合同主體的準確名稱、地址、負責人等。

(2)合同簽署的背景及目的描述清楚明確。在合同條款前,一般會有鑒于部分,該部分主要描述了合同簽署的背景及目的,在日后發(fā)生糾紛時可以用來明確是否違背了合同的根本目的,或用來主張對方不具有鑒于部分描述的相關能力。

(3)審核合同雙方的權利義務。權利義務條款是合同的核心條款,對權利義務的描述應詳細、準確、體現(xiàn)合同談判結(jié)果并具有可執(zhí)行性。企業(yè)的合同絕大多數(shù)是雙務合同,有權利必有義務,權利與義務應為對等或基本對等。在設定權利義務條款時不可太過傾向于自己一方,這樣的文本發(fā)給對方審核會讓對方認為我們在談判結(jié)果之上做文字游戲,沒有合作誠意,因而影響合同簽署的進度。

(4)合同通知條款的約定。因被通知方經(jīng)常會以沒有收到通知為理由不認可通知內(nèi)容,故我們須在合同中約定多種通知方式,并要求雙方保證通知渠道暢通,如因一方單方變更收取通知的地址,則自行承擔未收取通知的責任?,F(xiàn)在移動互聯(lián)網(wǎng)應用發(fā)達,人們習慣以各種方式進行工作聯(lián)系,所以除了傳統(tǒng)的郵寄通知、郵件通知等方式外,還應增加微信、qq等通知指定賬號的約定。注意應對各種通知方式劃分界限,如解約通知必須書面送達、變更發(fā)貨時間必須郵件通知、即時消息僅可作日常聯(lián)絡等,以免因通知渠道增多造成合同變更形式不正式而產(chǎn)生糾紛。

(5)違約條款。違約條款應具有可執(zhí)行性,我們不鼓勵做過度嚴苛的違約約定,這樣往往在簽署過程中影響簽約進度,在出現(xiàn)糾紛后也很難得到法院的支持。違約責任應與合同的權利義務條款相對應,避免出現(xiàn)高度概括性的違約責任條款,因為這在實踐中很難實際操作。

(6)法律適用及管轄條款。我們在談判地位允許的前提下,盡量爭取有利于自己的法律適用及管轄地點。如果實在難以約定在自身所在地點管轄,則退而求其次與對方協(xié)商約定為被告所在地或原告所在地這樣的方式。另外如想約定仲裁,則切記保證仲裁條款有效,不可出現(xiàn)仲裁或訴訟或?qū)χ俨脵C構約定不明的情況。

(7)簽署與生效條款。明確合同簽署的與生效的條件,例如要求必須加蓋公章并且由法定代表人簽字。

3、合同簽署的形式完善

(1)雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完備簽署,如約定需加蓋公章且授權代表簽字,則要注意不能忘記核查是否簽字。

(2)騎縫簽署。合同一般都會在兩頁以上,要確保除落款頁外,每一頁都要有清晰的騎縫簽署或每一頁都有簡簽。對于合同內(nèi)容有手寫修改的地方,需要保證每份合同所修改的內(nèi)容一致,并且由雙方在修改處進行簽署確認。

(3)自然人主體的注意內(nèi)容。合同主體一方為自然人的情況下,要確保自然人加印指紋,并將自然人身份證件復印件留作合同附件。

(4)當面簽署或安排簽署見證人。筆者建議最好雙方在場條件下通時簽署合同,避免其中一方簽署完成寄送給對方,而對方卻不簽署回寄也不說明情況,這時已經(jīng)簽署的一方將會比較被動。另外,由于自然人簽字無法辨別真?zhèn)?,故建議當面簽署或安排見證人,以能夠當面核實自然人身份防止發(fā)生代簽的情況。

三、合同履行時

合同簽署完成后應交由專人保管,并嚴格按照合同約定開始履行。合同的

履行需要注意以下問題:

1、簽署合同后,應及時將原件交給存檔部門存檔,并由合同執(zhí)行的負責人留存合同副本,以便隨時查閱合同并按照合同約定內(nèi)容履行合同。

2、合同執(zhí)行負責人督促企業(yè)各部門推進合同履行進度,例如作為建設施工合同的發(fā)包方,既要及時提供設計圖紙、控制施工節(jié)點又要按時付款、及時驗收。在保證自身如約履行的情況下,也要按照合同約定的節(jié)點確認對方是否及時履約,如對方?jīng)]有按照合同約定履行義務,則要及時行使合同履行的三種抗辯權(同時履行抗辯權、先履行抗辯權及不安履行抗辯權),以保證自身不會因單方繼續(xù)履行而產(chǎn)生更多的損失。

3、合同履行過程中若出現(xiàn)履行障礙應及時通知對方,并協(xié)商處理方式。很多時候合同履行出現(xiàn)障礙及時通知了對方可避免造成嚴重損失甚至不產(chǎn)生損失,而不及時通知對方則會造成根本違約。如買賣合同的賣方,因自身貨源不足無法供貨,及時通知對方后,對方可尋找其他賣家,但若臨近交貨期,則對方?jīng)]有時間再更換賣家,最終影響買家使用造成嚴重違約后果。

4、合同履行過程中注意使用約定的聯(lián)系方式,對于對方的通知、變更也要核實是否是約定人員、約定地址發(fā)出。

5、合同履行過程中若出現(xiàn)對方違約,應及時采取救濟手段,進行催促或提起法律救濟程序,以免超過時效。

四、合同履行后

合同履行后,應對合同進行妥善的歸檔、保管并對合同進行登記、分析。

1、合同應交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔,檔案管理一般為法務部門或行政部門。為保穩(wěn)妥,建議企業(yè)每個合同至少應留存兩份原件,并分別放置兩個地方獨立留存。

2、合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務部門與歸檔部門一同匯總,共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息,這是遠遠不夠的,登記應至少包括對方主體信息、主要項目內(nèi)容、本企業(yè)合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務履行期限、付款節(jié)點、收款節(jié)點、涉及資產(chǎn)購買的還應進行資產(chǎn)登記。

3、合同歸檔之前進行掃描,留存合同電子版,做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。日后非必須使用原件時,查詢電子版本即可。

4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總,方便日后查詢。匯總的信息應包括客戶主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務成交過程中的重點注意事項等,為日后客戶回訪及老客戶維護提供信息支持。

5、建立客戶評價系統(tǒng)。每簽署一份并執(zhí)行完畢的合同,請客戶對本企業(yè)進行評價,以收集自身企業(yè)在合作過程中的不足,并進行對應的完善改進工作。

6、定期對合同進行匯總、整理,從不同的角度對合同進行分類、分析。如在藝人經(jīng)紀公司中,可以按照藝人進行分類,這樣可以匯總每位藝人的業(yè)務收支情況、經(jīng)紀事務發(fā)展情況,給每一個藝人團隊的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持;可以按照業(yè)務類型分類,這樣可以匯總公司的版權收入、演出收入、制作支出、造型支出,給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經(jīng)紀業(yè)務來源分類,這樣可以看出業(yè)務的來源是哪里,能夠促進銷售體系的完善。根據(jù)每個企業(yè)情況的不同,可以靈活的、多維度的進行匯總、分析,通過合同來反映企業(yè)的經(jīng)營狀況進而調(diào)整公司經(jīng)營策略。

本文將合同簽署、履行分為四步驟,簡單對合同管理進行梳理。這四個步驟既有前后順序也有交叉,在實際管理中應對具體問題制定對應的管理方式。合同類型紛繁復雜,每個企業(yè)的情況也各有特點,本文僅是粗略的通用方式,企業(yè)要提高對合同管理的重視,結(jié)合自身情況來制定全過程、全崗位的的詳細管理模式,使合同發(fā)揮風險防控、盈利、反映企業(yè)發(fā)展等各種職能。

一、怎么評定建設施工合同違法轉(zhuǎn)包

(一)有些中標企業(yè)擅自轉(zhuǎn)包。

有的中小型企業(yè)為了謀取利潤,在沒有征得招標人同意的前提下或者是通過關系,將經(jīng)評審的合理低價中標的、本身就沒有多大利潤的項目,轉(zhuǎn)包給他人,自己按一定的比例提成,凈得一些利潤;至于施工成本、工程質(zhì)量、竣工驗收等一些問題,原中標人一概不理。這種行為勢必使二手承包商在工程成本中獲取利潤,導致工程偷工減料、粗糙劣質(zhì)。

(二)中標的項目經(jīng)理私下轉(zhuǎn)包或轉(zhuǎn)包后再次轉(zhuǎn)包。

這些項目經(jīng)理大都是亂掛靠企業(yè)的。他們在掛靠時辦理投標報名手續(xù)期間,就已經(jīng)交了部分掛靠費用,若中標后,還將按中標價4-8%比例提成;而掛靠中標的項目經(jīng)理自己想得些純利潤就轉(zhuǎn)手給他人承建。這種轉(zhuǎn)包行為比企業(yè)轉(zhuǎn)包更具有隱藏性,人們往往注意建筑企業(yè)是否變化而不注意項目經(jīng)理的更換,所以有的工程能被項目經(jīng)理轉(zhuǎn)包二三個人,而招標人卻全然不知詳情。

(三)不按規(guī)定履行轉(zhuǎn)包、分包手續(xù)。

有的中標企業(yè)和項目經(jīng)理因與地方群眾有著十分尖銳的矛盾,短時間內(nèi)實在無法協(xié)調(diào)解決好,或者施工條件突然發(fā)生變化等不可抗力原因必須要轉(zhuǎn)包的工程以及招標時充許分包的工程,私自決定給他人施工;不讓原招標人審查承接企業(yè)和項目經(jīng)理的資質(zhì),不到招投標管理部門辦理有關轉(zhuǎn)包或分包手續(xù),更談不上報建管部門備案了。

(四)有些施工企業(yè)將中標工程視為直接分包的自留地。

有的中標企業(yè)與招標人合同簽訂后,私自將主體和關鍵性工作轉(zhuǎn)包于他人施工,從中牟取利潤。在工程招標時,中標企業(yè)的投標文件中就已經(jīng)載明響應招標文件的要求,工程的主體與關鍵性工作不轉(zhuǎn)包和非法分包,而中標企業(yè)私自轉(zhuǎn)包于他人,不論其轉(zhuǎn)包于誰,其資質(zhì)如何,都是錯誤的。

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