公司審計是檢驗企業(yè)合規(guī)性和財務健康的核心環(huán)節(jié),但許多企業(yè)因材料缺失或不合規(guī),導致審計周期延長、成本翻倍甚至引發(fā)監(jiān)管處罰。本文匯總審計所需的30項必備材料,涵蓋工商、財務、合同、人事等全維度,幫助企業(yè)一次性通過審計,規(guī)避“反復補材料”的困境。
一、工商登記類材料(5項)
用途:驗證企業(yè)主體資格及歷史變更記錄。
營業(yè)執(zhí)照正副本:需在有效期內(nèi),復印件需加蓋公章。
公司章程及修正案:重點標注股權結構、經(jīng)營范圍等變更記錄。
股東名冊及出資證明:含股東身份證/營業(yè)執(zhí)照、實繳出資憑證(銀行回單)。
企業(yè)變更登記檔案:歷次名稱、地址、法人變更的工商批復文件。
分支機構登記證明:子公司、分公司的營業(yè)執(zhí)照及備案文件。
避坑提示:
外資企業(yè)需額外提供《外商投資企業(yè)批準證書》;
若股東為境外機構,需提供公證認證文件(如香港公司需加蓋轉遞章)。
二、財務與稅務類材料(10項)
用途:核實賬務真實性、稅務合規(guī)性。
財務報表及附注:資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表(近3年)。
會計憑證及賬簿:包括總賬、明細賬、日記賬(紙質或電子版)。
銀行對賬單及流水:所有賬戶的完整流水,需與賬務記錄逐筆核對。
發(fā)票領用及繳銷記錄:增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票的領購簿及作廢清單。
納稅申報表及完稅證明:增值稅、企業(yè)所得稅、印花稅等(附繳款憑證)。
固定資產(chǎn)清單及折舊表:含資產(chǎn)編號、購入時間、原值、累計折舊。
存貨盤點報告:審計基準日的盤點記錄,需倉管員和財務簽字確認。
往來款項明細表:應收賬款、預付賬款等賬齡分析(超1年需說明原因)。
關聯(lián)方交易臺賬:與關聯(lián)企業(yè)的購銷、資金拆借合同及流水。
審計調整分錄:往年審計提出的調整事項及整改證明。
避坑提示:
電子賬套需開放查詢權限,審計師可能抽查原始數(shù)據(jù)(如用友、金蝶系統(tǒng));
個人卡流水若用于公司收支,需提供情況說明(否則涉嫌偷稅)。
三、合同與業(yè)務類材料(7項)
用途:驗證業(yè)務真實性及收入確認合規(guī)性。
重大銷售合同:前十大客戶合同(含補充協(xié)議、簽收單)。
采購合同及發(fā)票:前十大供應商合同,匹配物流單據(jù)和入庫記錄。
租賃合同:辦公場所、設備租賃協(xié)議及付款憑證。
投融資協(xié)議:借款合同、擔保合同、對賭協(xié)議等。
知識產(chǎn)權證書:專利、商標、軟件著作權登記證明。
政府補助文件:補助批復、資金到賬憑證及使用明細。
訴訟仲裁材料:未結案的起訴書、判決書、和解協(xié)議。
案例:某科技公司因未提供軟件著作權證書,被質疑研發(fā)費用真實性,審計意見被保留。
四、人事與薪酬類材料(5項)
用途:核查用工合規(guī)性及成本真實性。
員工花名冊:含姓名、崗位、入職時間、社保編號(截止審計基準日)。
勞動合同及考勤表:隨機抽查20%員工的合同及考勤記錄。
工資表及個稅申報記錄:銀行代發(fā)流水與個稅系統(tǒng)數(shù)據(jù)需一致。
社保公積金繳納證明:社保局出具的繳費明細(核對人數(shù)和基數(shù))。
高管薪酬決議:董事會或股東會批準的高管工資、獎金發(fā)放文件。
避坑提示:
現(xiàn)金發(fā)放工資需提供員工簽收表,否則可能被認定為虛增成本;
勞務派遣用工需提供派遣協(xié)議及費用結算單。
五、其他必備材料(3項)
內(nèi)部管理制度:財務審批流程、存貨管理、合同管理等制度文件。
審計業(yè)務約定書:企業(yè)與會計師事務所簽訂的協(xié)議(明確審計范圍)。
管理層聲明書:企業(yè)負責人簽字確認“已提供全部真實材料”。
材料準備3大核心技巧
1. 分階段歸檔,避免混亂
時間軸法:按年度分類(如2021年合同、2022年憑證);
科目法:按“工商-財務-合同-人事”建立文件夾,子文件夾標注具體名稱。
2. 電子化+紙質雙備份
掃描關鍵材料(如合同、發(fā)票)存至加密硬盤或企業(yè)云盤;
紙質材料加蓋騎縫章并編號,防止篡改或丟失。
3. 提前自查自糾
賬實核對:抽查10%的存貨和固定資產(chǎn),確保賬實相符;
憑證鏈檢查:隨機選取3個月的收入憑證,驗證“合同-發(fā)票-物流-回款”四流合一。
高頻問題解決方案
Q1:歷史材料缺失怎么辦?
補救措施:
3年內(nèi)的憑證可補制復印件并蓋章說明;
超3年的材料(如舊版營業(yè)執(zhí)照)出具《情況說明》并法人簽字。
Q2:審計師要求提供未列明的材料是否合法?
合規(guī)邊界:
審計師有權要求與審計目標相關的材料;
若企業(yè)認為涉及商業(yè)秘密,可簽署《保密協(xié)議》并限定材料用途。
Q3:電子檔案如何確保合規(guī)性?
操作規(guī)范:
使用可信時間戳或區(qū)塊鏈存證技術固化電子數(shù)據(jù);
導出PDF時保留修改痕跡日志(如金蝶賬套的審計日志功能)。
結語
審計材料的完整性與合規(guī)性直接決定審計結果。建議企業(yè)至少提前2個月啟動整理工作,按本文清單逐項核驗,并建立動態(tài)更新機制(如季度歸檔)。對于跨境審計或上市審計等復雜場景,可聘請專業(yè)顧問指導材料標準化,將審計從“合規(guī)負擔”轉化為“管理升級”的契機。